Factura electrónica en formato PDF a través de e-mail sin firma digital

Las nuevas tecnologías están más presentes que nunca en nuestro entorno, constituyendo la digitalización empresarial una herramienta crucial en su desarrollo y el incremento de su productividad.

En este contexto, el legislador ha tratado de flexibilizar durante los últimos años los requisitos necesarios para la validez de la expedición de facturas por medios electrónicos, como instrumento para reducir costes y hacer más competitiva a la empresa.

A modo de resumen, atendiendo al Reglamento de Facturación, para que una factura tenga la condición de 'factura electrónica', deberá ser expedida y recibida en formato electrónico. Adicionalmente, se requiere el consentimiento, al menos tácito, del destinatario de la factura para recibir facturas por este medio, así como que el emisor garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura a través de cualquier medio de prueba.

Entre los medios de prueba posibles, el propio Reglamento de Facturación considera que la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica queda garantizado mediante determinadas tecnologías como el intercambio electrónico de datos (EDI) o la firma electrónica avanzada, estableciendo también una presunción de validez en favor de los medios que los interesados hayan comunicado a la Administración tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Ahora bien, la Dirección General de Tributos viene reiterando que la factura electrónica no precisa de condiciones o requisitos adicionales respecto de la factura expedida en papel, de modo que, a efectos de su validez, una factura electrónica no requiere que haya sido firmada digitalmente por el emisor de la misma, sin perjuicio del deber del sujeto pasivo de garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas, ya sean en papel o en formato electrónico, desde el momento de su expedición hasta el final del período de conservación de las mismas.

De acuerdo con dicha interpretación, la 'factura electrónica' recibida por correo electrónico en formato PDF por la destinataria de la operación, es válida, con independencia de que no haya sido firmada digitalmente por el emisor de la misma, toda vez que dicha firma digital, es solamente un medio a través del cual se entienden acreditados la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica.

Dado que el Reglamento de Facturación del Territorio Histórico de Gipuzkoa, es idéntico al Reglamento de Facturación de Territorio Común, entendemos que el criterio manifestado por la Dirección General de Tributos de Territorio Común que hemos descrito, sería aplicable también en Gipuzkoa.

Sin duda, la flexibilización de los requisitos para otorgar validez a una factura expedida por medios electrónicos sin necesidad de que la misma quede sujeta al empleo de una determinada tecnología es una medida que ayuda a reducir costes y cargas administrativas a la empresa ayudándole en su no fácil día a día. Frente a lo anterior, la utilización de tales tecnologías, expresamente contempladas por el Reglamento de Facturación, otorga una mayor seguridad jurídica al receptor de la factura. Serán los operadores involucrados los que deberán ponderar las ventajas e inconvenientes de una u otra opción a la hora de diseñar sus procedimientos administrativos de emisión y recepción de facturas