El Archivo Municipal se revela en internet

La actividad administrativa llena estanterías y estanterías./
La actividad administrativa llena estanterías y estanterías.

Más de 70.000 fichas descriptivas podrán ser consultadas online a partir del día 16 en donostia.eus. El concejal del PNV Viles explica que el trabajo de digitalización se inició con la legislatura y se enmarca en las políticas de transparencia del Ayuntamiento

Jorge F. Mendiola
JORGE F. MENDIOLASAN SEBASTIÁN.

El Archivo Municipal entrará en unos días en el siglo XXI con la puesta en marcha de un nuevo sistema de consulta online. Más de 70.000 fichas descriptivas con datos identificativos y de localización de cada expediente o documento estarán pronto al alcance de un clic en la web www.donostia.eus, lo que supone un paso adelante en las políticas de transparencia del gobierno de Eneko Goia.

Según explica el concejal de Presidencia, Innovación, Transparencia y Recursos Humanos, Juanra Viles, los trabajos de digitalización del Archivo Municipal arrancaron casi con el inicio de la legislatura y tardarán muchos años en completarse dado el ingente volumen de fondos. De hecho, es probable que nunca se logre del todo ya que hay legajos tan antiguos y en tan delicado estado que resultaría difícil escanearlos.

Los datos

Archivo Municipal
Está en la planta baja del Ayuntamiento y sus fondos ocupan casi dos kilómetros lineales.
Documentos
Los que no están aún escaneados y no les afecta la protección de datos se colgarán en internet «entre 1 y 3 días» después de recibirse la petición de consulta.
Digitalización
Si el documento pesa más de 20 MB, se enviará una copia por e-mail al solicitante.

Situado en la planta baja del Ayuntamiento, el servicio custodia en la actualidad un total de 115.916 documentos, sin contar los archivos de oficina de los diferentes departamentos, que ocupan 1.725 metros lineales. Casi dos kilómetros de papeles y tomos almacenados desde el año 1292 que contienen la historia de la ciudad y de sus habitantes.

El servicio colgará en un plazo «de 1 a 3 días» los ficheros que le soliciten y no estén digitalizados

En la planta baja de la casa consistorial se custodian un total de 115.916 documentos

Fondos de Donostia y Altza, del Tribunal de Comercio y privados conforman el archivo

Los documentos existentes tienen cuatro orígenes principales. Aquí descansan desde el acta del pacto de Zubieta, por el que hace dos siglos se acordó reconstruir la ciudad, hasta los libros del padrón de todas las décadas. El archivo se nutre del fondo municipal de Donostia, es decir, los documentos producidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones. Los expedientes disponibles abarcan desde 1813, pues la documentación anterior se quemó, prácticamente en su totalidad, en el incendio de la ciudad. «El incendio supuso una laguna irreparable para nuestra memoria documental», lamenta el delegado del PNV.

En el Archivo Municipal se encuentra asimismo el fondo municipal de Altza, documentos originados por el Ayuntamiento de Altza desde 1609 hasta su anexión a Donostia en marzo de 1940.

La tercera pata que sustenta el archivo es el llamado fondo de los Marqueses de San Millán y Villalegre. Se trata de un fondo privado, donado al Ayuntamiento por María Blanca Porcel Guirior, la última en poseer los dos títulos nobiliarios juntos, descendientes del almirante Antonio de Oquendo. Dispone de material desde 1292 hasta 1940.

Por último, pero no menos importante, está el fondo del Consulado, Junta de Comercio y Tribunal de Comercio, organismos encargados de proteger el comercio y dirimir los pleitos entre comerciantes. Fueron los precedentes de las Cámaras de Comercio y su documentación corresponde al periodo comprendido entre 1748 y 1862.

Viles recuerda que, hoy por hoy, solo se puede acceder a los fondos del Archivo Municipal de forma presencial, algo que cambiará a partir del día 16, cuando gracias a la digitalización será posible acceder, de forma libre, gratuita y sin salir de casa, a 73.800 fichas descriptivas y 2.000 documentos asociados. El edil jeltzale avanza que la ficha incluirá el título y la fecha del expediente o documento, el fondo al que pertenece y si contiene anexos.

Desde ese momento, los archivos que no estén disponibles en internet podrán ser solicitados de forma telemática o presencial. En este bloque se engloban todos aquellos documentos aún sin digitalizar que, a medida que se escaneen, se incorporarán a la web para su consulta, siempre y cuando no estén afectados por restricciones legales como derechos de propiedad.

Tampoco se colgarán los documentos digitalizados cuyo peso supera los 20 megabytes y que el Archivo Municipal no publica por el excesivo tiempo de descarga, que ocasionaba bloqueo de la página. En esta situación se hallan cerca de 800 fichas. La protección de datos de índole personal será otro motivo para no subir a la red un número indeterminado de archivos.

Dicho de otro modo, en palabras de Viles, desde el día 16, «toda la documentación digitalizada y publicable por no estar afectada por restricciones legales estará disponible en la web, incorporándose a la misma los nuevos documentos a medida que se digitalicen, siempre que no estén supeditados a la Ley de Protección de Datos y no sobrepasen los 20 MB de tamaño».

La herramienta de búsqueda desarrollada por los servicios informáticos municipales es «fácil y ágil», subraya el delegado jeltzale, quien detalla que mediante una búsqueda simple por cualquier término se obtendrá una respuesta de todos los documentos que cumplen los requisitos de una consulta en texto libre en todos los campos de la ficha descriptiva. Con la búsqueda avanzada, el rastreo se podrá concretar gracias a la combinación de diferentes campos como onomásticos, toponímicos, años...

En ambos tipos de búsqueda, los resultados se presentarán «estructurados» por año, signatura y título o descripción, con una presentación «selectiva» de los documentos que coincidan con los requisitos de la consulta.

Copia en USB o por e-mail

Si el archivo que se desea visualizar no está digitalizado pero es publicable y no excede los 20 MB, el proceso de digitalización se realizará «entre 1 y tres días» -en función de la cantidad de documentos y la disponibilidad del servicio- y se publicará en la web, previa comunicación a la persona interesada de que ya está disponible en línea y puede acceder al mismo.

Si, por el contrario, el fichero en cuestión sobrepasa el límite de los 20 megabytes, está digitalizado y no se encuentra afectado por restricciones legales, el Ayuntamiento proporcionará una copia en el momento dentro de una memoria USB -en caso de consultas presenciales- o se enviará por e-mail al demandante. «Esto supone una ampliación de los recursos disponibles hasta ahora ya que, sin límites horarios ni geográficos, se accederá a las descripciones y contenidos digitales del Archivo Municipal», celebra Viles.

Este proyecto de digitalización y «accesibilidad en línea» prevé incluir toda la documentación de titularidad pública municipal reunida y conservada en formato papel hasta 2018, año desde el que los documentos y expedientes se generan y conservan en versión digital por la implantación de la llamada administración electrónica.

El responsable político del proceso defiende que el archivo digital se convertirá así en una «herramienta de difusión» del patrimonio documental de la ciudad. «Es una puesta en valor de la memoria conservada de Donostia, pues desgraciadamente se perdió gran parte de su pasado e historia», afirma.

Viles destaca la apuesta del ejecutivo local por «favorecer la transparencia y al acceso a la información a través de la gestión de su patrimonio documental y la reutilización de datos, siempre que no estén protegidos por los derechos de propiedad intelectual o industrial».

El Archivo Municipal continúa entretanto trabajando en la digitalización de sus fondos con el objetivo de actualizar de manera progresiva esta nueva herramienta de información y consulta, tarea desarrollada por personal del propio consistorio donostiarra.

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