El Archivo Municipal se trasladó de la casa de cultura Portalea al Ayuntamiento a finales del año 2008, con lo que acaba de cerrar el segundo ejercicio completo en sus nuevas instalaciones. El 2011 se ha cerrado con un total de 1.882 consultas recibidas sobre los 1,5 kilómetros de documentación con que cuenta. Las dependencias situadas en la bajocubierta de la casa consistorial cuentan con espacio para albergar los fondos documentales que producirá Eibar durante los próximos 20 años.
Distintas dependencias recogen desde la hoja de un cantoral medieval del siglo XII o las escrituras del concierto entre Eibar y Placencia sobre pergamino de 1409 hasta los fondos digitalizados. Temperaturas de hasta 18 grados para el material fotográfico y de 21 a 25 para el papel, se suman a un control de la humedad que permite una conservación óptima de los distintos soportes. Pero las mejoras con que cuenta este servicio desde su ubicación en la Casa Consistorial se plantean también de cara al ciudadano. «Ha habido un aumento de consultas. La gente que viene está encantada, los depósitos están cerca, se han reducido los tiempos de espera, hay unas mesas adecuadas para las consultas e incluso hay un ordenador específico para su uso por parte de investigadores», explica la archivera Yolanda Ruiz.
El crecimiento no sólo ha llegado de mano de las instalaciones, sino de la posibilidad de contar con un mayor fondo documental. «Hasta el año 2009 teníamos un freno. La falta de espacio nos obligaba a que los departamentos del Ayuntamiento tuviesen que retener su documentación. Ahora ya hemos recibido todo ese material y las entradas se van sucediendo cada año», explica. Así, en 2011 se recibieron 66 unidades de instalación con un total de 193 documentos distintos. Todos ellos proceden del propio Ayuntamiento y suman 11 metros al fondo del Archivo Municipal. La variedad en el tipo de documentación que acostumbra a recibir este servicio llega a través de donaciones, aspecto en el que no hubo ninguna entrada el pasado año.
Consulta presencial
La mayor parte de las 1.882 consultas recibidas el pasado ejercicio se realizaron de forma presencial, 1.215 por parte de personas ajenas al Ayuntamiento y 353 enmarcadas en los procesos de trabajo municipal. Las 315 consultas restantes no se realizaron de forma presencial y el correo electrónico fue la vía más utilizada.
El proceso de préstamo del Archivo Municipal es un servicio muy limitado, y principalmente se desarrolla dentro del Ayuntamiento. En 229 ocasiones se ofreció este servicio a las que hay que sumar otras 6 correspondientes a material documental cedido para exposiciones temporales. La forma más común de recoger la información contenida en los documentos de los fondos municipales es la copia. Así, el Archivo Municipal realizó 242 reproducciones el pasado año mientras que los usuarios particulares realizaron 7.670. Una cámara fotográfica particular es un medio para la toma de una información concreta.
2011 fue un año de crecimiento moderado en el Archivo Municipal y fueron 66 unidades de instalación las que llegaron. «Son 66 cajas de documentación de las que se catalogaron 193 expedientes diferentes», indica Ruiz. Son 11 metros más, según el indicador que mide la cantidad de documentos.
