Las empresas de Gipuzkoa podrán facturar el IVA en tiempo real a partir de noviembre

Una de las sesiones informativas sobre el SII con empresas organizada por APD y Deloitte y celebrada en el Kursaal donostiarra el pasado lunes./LOBO ALTUNA
Una de las sesiones informativas sobre el SII con empresas organizada por APD y Deloitte y celebrada en el Kursaal donostiarra el pasado lunes. / LOBO ALTUNA

Unas 1.400 firmas tendrán 60 días para familiarizarse con el sistema antes de que entre en vigor. «Es un cambio de calado que ahonda en la transformación digital y cambia la relación entre las compañías y Hacienda», advierten los expertos

ALEXIS ALGABASAN SEBASTIÁN.

Como si de una fina capa de contaminación se tratara, la deriva secesionista catalana no deja a las compañías ver con claridad la luz del horizonte que se les avecina. «Cuando deberían llegarnos preguntas sobre la implantación del Suministro Inmediato de Información (SII), las empresas solo nos inquieren por Cataluña», confiesa un asesor de empresas vasco a este medio. Y es que estamos a las puertas de uno de los cambios fiscales más importantes en Euskadi y que modificará la forma de relacionarse entre las empresas y la Hacienda foral dando un paso decidido hacia la digitalización y agilización de todos los trámites fiscales. El SII, definido de forma clara como la facturación del IVA en tiempo real, será de obligado cumplimiento para unas 4.000 compañías vascas a partir del próximo 1 de enero, aunque en España ya llevan desde el pasado 1 de julio aplicando la medida.

¿Qué es el SII?

«Es un cambio mucho más potente del que nos podemos imaginar». Así lo describía el pasado lunes José Ángel Ancín, director de Deloitte Legal, durante una de las jornadas con profesionales que se celebró en el Kursaal donostiarra. En las últimas semana, aunque eclipsados por la situación catalana, se vienen celebrando numerosas jornadas aclarativas organizadas por asesorías de renombre como Sayma, APD o Deloitte, o por la propia patronal Adegi, y en las que responsables de la Hacienda foral tratan de explicar a los empresarios las claves del nuevo sistema, su transcendencia y los objetivos que se buscan con su implantación. «Será uno de los cambios más importantes a los que nos enfrentamos tanto empresas como nosotros y estamos abocados a adaptarnos porque no hay vuelta atrás», explica el director de Hacienda, Jokin Perona.

La Hacienda de Gipuzkoa lleva trabajando prácticamente un año codo con codo con el resto de territorios y también con la Agencia Tributaria para tener a punto el sistema y dar el servicio adecuado a sus «clientes» a partir del 1 de enero. «Por eso retrasamos la implantación seis meses a diferencia del Estado. Esa fue nuestra primera decisión, ya que supone un cambio muy importante tanto interno como externo», explica Perona. Pero para que en enero el sistema no coja por sorpresa a las compañías guipuzcoanas, ya a partir del próximo miércoles podrán comenzar a realizar sus pruebas y a remitir sus facturas del IVA para que figuren en los registros de la Hacienda foral. «Las 1.461 compañías del territorio que deberán sumarse al SII ya podrán empezar a familiarizarse con el sistema durante el mes de noviembre. Eso nos permitirá también a nosotros detectar fallos o mejoras y poder implementarlas para comienzos de 2018», añade el director de Hacienda.

En el Estado no se han impuesto sanciones en los primeros tres meses de aplicación del sistema

El SII consiste en la conexión en tiempo real con Hacienda para el envío electrónico de todas las operaciones que deben figurar en los libros registro del IVA. En Gipuzkoa, el fisco foral calcula que afectará a 1.461 empresas. 300 de ellas, las que facturan más de 6 millones de euros, deberán adaptarse de forma obligatoria al sistema. Sin embargo, las que están inscritas en el Redeme (Registro de Devolución Mensual del IVA) y a las que también se les emplazará a sumarse al sistema, podrán rechazar su implantación a lo largo del mes de noviembre comunicándoselo a la Hacienda foral. «Recomendamos a todas las empresas su inclusión, ya que aunque ahora les parezca un engorro adaptarse, la tendencia camina a que a medio plazo este sistema se extienda al grueso de firmas», sostiene Perona. Además de las casi 1.500 obligatorias, existe la posibilidad de que aquellas que lo soliciten también puedan instalar el sistema.

En el conjunto del Estado, han sido cerca de 10.000 los contribuyentes que han renunciado en un principio a participar en el sistema de IVA en tiempo real puesto en marcha por la Agencia Tributaria desde el 1 de julio. De esta forma, de unas 63.000 compañías que se calculaba que iban a tomar parte en el sistema SII, alrededor de un 15% se han dado de baja, aunque podrán regresar al mismo si se vuelven a dar de alta en el Redeme. En el primer balance realizado por la AEAT, de los 54.000 contribuyentes que conforman actualmente el censo del SII, casi 50.000 ya han comenzado a remitir sus transacciones con proveedores y clientes de forma telemática.

Funcionamiento del sistema

Pero expliquemos en líneas generales lo que es el SII y el cambio que supondrá para las compañías. El Suministro Inmediato de Información es un sistema que consiste en la llevanza de los libros de registro del IVA a través de los medios telemáticos de la Hacienda foral mediante el suministro, casi inmediato y por vía electrónica, de los registros de facturación. Tickets, albaranes, facturas... Todo deberá ser remitido al fisco a través de una conexión de los sistemas de información o ERPs de la compañía en un plazo general de cuatro días desde la fecha de expedición de la factura o desde que se produzca su registro contable.

En Gipuzkoa -y en el resto de Euskadi-, ese envío de información se realizará por vía electrónica, concretamente mediante servicios web basados en el intercambio de mensajes XML. Además, se prevé la posibilidad de remitir la información a través de la cumplimentación de un 'formulario web' para aquellos sujetos pasivos que realizan muy pocas operaciones o cuando se quieran remitir los registros de facturas muy concretas de forma aislada.

Hasta ahí, todo bien, pero, ¿parece todo tan sencillo? En lo que respecta al sistema y la conexión parece que será cuestión de práctica y de familiarizarse con la tecnología, pero tanto asesores como creadores de aplicaciones están comprobando que el verdadero reto está en la adaptación de la gestión dentro de la compañía más que en la simple cuestión de que la tecnología funcione o no. «La clave está más en el 'SÉ' que en el SII», apunta el socio asesor de Sayma, Victor Etxeberria. «Es una revolución, algo así como pasar del fax a la tecnología del wasap», detalla.

Con el nuevo sistema, subraya Etxeberria, surgen muchas preguntas en las compañías que se resumen en ese 'SÉ'. «La empresa se pregunta si sé facturar, si sé cumplimentar los campos requeridos, si sé en qué día debo remitir la información... Muchas dudas». Los que más pueden sufrir en esos primeros meses el sistema serán las empresas pequeñas, que además de realizar la inversión en software y tecnología, deberán llevar una contabilidad casi al día para transmitir esa información en plazo y forma. «Está generando una carga administrativa en las empresas que algunos están viendo que es difícil de resolver», advierte Paul San Sebastián, co-fundador de Sabbatic, una aplicación que permite, a grandes rasgos, registrar a través de una foto con el móvil las facturas y tickets de las empresas.

Ahí parece estar la clave en un principio. Las compañías, sobre todo las más pequeñas, deberán hacer un esfuerzo evidente para que el sistema no les sobrepase y adaptarse a este cambio de paradigma. «Yo pienso que es el cambio fiscal más importante para las empresas a nivel fiscal desde la implantanción del IVA en 1986», destaca San Sebastián. Y es que algunas compañías, como describe también Etxeberria, de Sayma, hasta el día 24 de cada mes no graban las facturas del IVA que deben presentar el día 25. «Va a poner en evidencia que algunas fórmulas de gestión se han quedado antiguas», defiende el asesor vasco.

El 4.0 en la gestión

En este sentido, el paso tecnológico que se va a dar se enmarca de lleno en la denominada industria 4.0. «Los sistemas de gestión y administración de las empresas van a tener que dar ese paso decidido hacia la digitalización», prevén tanto Paul San Sebastián como Victor Etxeberria. Así, no solo las compañías deberán disponer de procesos productivos inteligentes en sus máquinas, sino que también tendrán que utilizar la nube y tecnologías de la información adecuadas para gestionar la recepción y envío de facturas. «Se va a acabar eso de que una empresa puntera en lo tecnológico tenga el despacho lleno de facturas por clasificar y archivar», añade Etxeberria.

El socio asesor de Sayma explica que las compañías españolas a las que asesoran y ya adheridas al SII con la Agencia Tributaria están recurriendo a la emisión por las noches tras la jornada laboral de los archivos con sus facturas al sistema o tratando de establecer un día a la semana, por ejemplo, el viernes, para realizar este trabajo administrativo y cumplir con los requerimientos del sistema. «Desde nuestra visión como asesoría pienso que aunque al final el SII deba llegar a todas las empresas, quizá se debería haber optado por una aplicación gradual del mismo», argumenta Etxeberria. Él hubiera apostado por arrancar en un primer momento por las compañías de una facturación superior a los 10 o 15 millones, «las más grandes», y tras comprobar que funciona, comenzar a implicar al resto del tejido empresarial.

Los asesores consultados señalan que quizá el tiempo de prueba que se ha establecido en Gipuzkoa pueda quedar corto para que las compañías se adapten al sistema. Así, al margen de las pruebas que se pueden empezar a realizar en noviembre, se va a otorgar una especie de 'mes de gracia' a las compañías al arranque de 2018, de forma que hasta el 20 de febrero no se les va a exigir que remitan toda la información de esas primeras semanas de funcionamiento. «Nosotros vamos a solicitar a la Haciendas que ese plazo se pueda extender hasta el 31 de marzo», avanza Etxebarria.

Posibles sanciones

En el Estado, hasta el momento, el periodo de gracia permite a las empresas remitir las facturas con el doble de plazo que el estimado en la normativa, esto es, con un margen de 8 días desde que se expide o se recibe. En los primeros tres meses de vigencia del SII, la Agencia Tributaria han recibido ya más de 700 millones de facturas expedidas y recibidas y en un 84% de los casos no ha existido discrepancia alguna entre esa información recibida y las propias declaraciones de IVA de las compañías.

De momento, no se han sancionado las que han sido remitidas de forma incorrecta o con menos información de la necesaria. Eso sí, la norma incluye un capítulo de sanciones para tal caso que, en principio, en los primeros meses de aplicación del SII en Euskadi no se ejecutarán de manera rigurosa. El retraso en la obligación de llevar los registros de IVA a través de la sede electrónica de Hacienda se sancionará con un 0,5% del importe de la factura objeto del registro, con un mínimo trimestral de 300 euros y un máximo de 6.000.

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